クラウドストレージは、社内外でのファイル共有や共同作業を効率化できる一方、共有設定の誤りや認証情報の窃取、アカウント・権限管理の不備などによって、情報漏えいにつながる可能性があります。

クラウドサービス側のセキュリティ機能だけに頼るのではなく、利用企業側でも共有範囲やアクセス権限、認証などを適切に管理することが必要です。特に、従業員がファイルの共有範囲や権限を変更できる環境では、設定ミスによって意図しない相手へ情報が公開される場合もあります。

本記事では、クラウドストレージで情報漏えいが起こる主な原因を整理し、企業が取り組みたい技術・運用面の対策と従業員教育について解説します。

クラウドストレージの情報漏えいは、サービス側の問題だけでなく、共有設定や認証、アカウント・権限管理など、利用企業側の運用によって発生する場合もあります。ここでは、主な原因を見ていきます。

本来は特定の社員や取引先だけに共有するファイルを、「リンクを知っている全員」など広い範囲へ公開してしまうケースがあります。サービスによっては、フォルダに設定した権限が配下のファイルにも引き継がれ、意図しない公開につながる場合があります。 

また、外部ユーザーへ編集権限など必要以上の権限を付与した場合、ファイルの変更や別の相手への再共有につながる可能性があります。

フィッシングなどによってクラウドストレージのID・パスワードを盗まれると、攻撃者が正規利用者を装ってログインし、保存されたファイルを閲覧・ダウンロードする可能性があります。

パスワードを複数のサービスで使い回している場合や、多要素認証（MFA）を設定していない場合は、認証情報が漏えいした際に不正アクセスへつながるリスクが高まります。

異動後も以前の部署のファイルへアクセスできる、退職者のアカウントが残っている、委託先の権限を契約終了後も削除していないといった状態は、意図しないアクセスにつながる可能性があります。

また、一時的に付与した権限を解除し忘れるなど、利用者や共有先が増えることで、不要なアカウントや権限が残りやすくなる点にも注意が必要です。

正規のアクセス権を持つ従業員が、顧客情報や営業資料などを個人端末や個人用クラウドへ保存し、社外へ持ち出すケースも考えられます。

業務上必要な操作と見分けにくい場合もあり、正規の権限が付与されていても、不適切な利用や内部不正によって情報漏えいにつながる可能性があります。

クラウドストレージから情報が漏えいすると、データそのものの流出だけでなく、影響範囲の調査や顧客・取引先への対応など、複数の業務に影響が及ぶ可能性があります。

クラウドストレージには、顧客・従業員の個人情報、契約書、見積書、設計資料、営業資料、取引先から預かった情報など、さまざまなデータが保存されることがあります。

共有範囲やアクセス権限の設定を誤ると、これらの情報を意図しない相手が閲覧できる状態になる可能性があります。設定ミスに気づくまで公開状態が続けば、影響範囲が広がることも考えられます。

情報漏えいが疑われた場合は、どのファイルが閲覧可能だったのか、誰がアクセスしたのかなどを共有設定やアクセスログから確認する必要があります。

併せて、共有の停止やアカウントの無効化、影響を受けた顧客・取引先への連絡、原因調査などの対応が発生する場合もあります。状況によっては、情報システム部門だけでなく、法務や広報、営業など複数の部門が対応に関わります。

顧客や取引先から預かった情報が漏えいした場合、企業の情報管理体制に対する信頼が損なわれる可能性があります。

特に、委託業務などで第三者の情報を取り扱っている場合、自社だけでなく取引先にも影響が及びます。情報漏えいはIT上の問題にとどまらず、事業や取引にも関わるリスクとして捉えることが必要です。

クラウドストレージの情報漏えいを防ぐには、共有設定や認証、ログ監視、利用ルールなどを組み合わせて管理することが重要です。サービスの機能を導入するだけでなく、実際の運用まで含めて対策を整えることがポイントです。

デフォルトの共有範囲を必要以上に広げず、部署や役職、業務内容に応じて、閲覧・編集・ダウンロードなどの権限を設定します。外部共有できるユーザーを制限したり、必要に応じて共有リンクに有効期限を設定したりする方法もあります。

また、一度付与した権限をそのままにせず、外部ユーザーへの共有状況や、共有中のファイルを定期的に確認します。業務上不要になった共有や権限は削除し、必要最小限に保つことがポイントです。

多要素認証（MFA）を設定し、不要なアカウントは削除します。パスワードの使い回しを避けるとともに、通常とは異なる場所や端末からのログインなど、不審な認証を確認できる状態を整えます。

また、大量のファイルダウンロードや共有設定の変更など、情報漏えいにつながる可能性がある操作も監視します。監査ログを保存しておけば、インシデント発生時に「誰が・いつ・何を操作したか」を確認しやすくなります。

どのような情報を保存できるのか、どこまで外部共有できるのか、共有リンクを利用する際に何を確認するのかなど、利用時のルールを具体的に定めます。個人用クラウドへ業務データを保存しないなど、利用できるサービスや用途も明確にしておきます。

また、外部ユーザーへ共有する際の確認方法や、退職・異動時のアカウント・権限変更の手順など、日常的な運用ルールも整理します。従業員が実際の操作時に迷わず判断できる形で示しておくことがポイントです。

クラウドストレージの情報漏えいを防ぐには、システム上で共有範囲や権限を制限するだけでなく、従業員が共有相手や公開範囲、付与する権限を適切に判断できるようにすることもポイントです。

「外部共有には注意」と伝えるだけでは、実際の操作時に何を確認すればよいのか分かりにくい場合があります。

「誰に共有するのか」「公開範囲が必要以上に広くなっていないか」「編集権限まで必要か」「いつまで共有するのか」など、共有前に確認する項目を具体的に示します。

併せて、誤った共有設定に気づいた場合の報告先も決めておきます。共有前の確認からミスに気づいたあとの対応まで示すことで、従業員が判断しやすくなります。

誤った相手へファイルを共有した、公開範囲を広く設定した、不審なログイン通知が届いた、覚えのない共有設定の変更があったといった場合は、社内の所定の窓口へ早めに報告できるルールを整えておきます。

実際の情報漏えいが確認されるまで待つと、対応が遅れる可能性があります。違和感やミスに気づいた段階で相談できる環境を整え、共有設定の変更やアカウント停止などの初動につなげます。

座学で「共有設定に注意する」と学ぶだけでなく、実際の操作に近い状況で、どのような設定や判断が情報漏えいにつながるのかを確認する方法もあります。

『セキュアプラクティス®』では、「クラウドストレージの設定ミス編」を用意しています。実際の業務に近いシチュエーションをブラウザ上で疑似体験し、ファイルを共有する前に確認したいポイントや、設定ミスに気づいた際の行動を学べます。管理者側では履修状況も確認でき、継続的な教育に活用できます。

クラウドストレージでは、共有範囲やアクセス権限の設定ミス、認証情報の窃取、不要なアカウントや権限の放置などによって、意図しない情報公開や不正アクセスにつながる可能性があります。

情報漏えいのリスクを抑えるには、共有範囲や権限を必要な範囲に設定し、多要素認証やログ監視、アカウント管理などを組み合わせて運用することがポイントです。併せて、従業員がファイルを共有する前に相手や公開範囲を確認し、設定ミスや不審な操作に気づいた際は早めに報告できる体制も整えておきます。

『セキュアプラクティス®』では、「クラウドストレージの設定ミス編」を通じて、実際の業務に近い状況で共有設定や確認ポイントを学べます。疑似体験を活用し、日常の操作時に適切な判断ができるよう継続的な教育につなげられます。